Organisation & logistique

Puisque nous vous proposons un service de protocole et d’accueil, il nous semble évident de vous proposer le service complémentaire d’organisation et de coordination du début à la fin de votre évènement.

En quoi consiste ce service ?

Ce service s’adresse à tous les particuliers ou professionnels qui, faute de temps ou simplement par volonté de déléguer, préfèrent faire appel à une event planner pour participer à la réalisation et coordination de leurs évènements. Elle peut-être présent dès la conception jusqu'à la production et la réalisation de votre évènement.

Notre event planner se charge, dans un premier rendez-vous, de comprendre et d’analyser vos attentes, vos idées, votre projet. Ensuite, elle délimite la zone de travail en fonction des besoins propres à votre évènement. Après plusieurs échanges et rendez-vous avec le client, notre event planner commence son processus de recherches de prestataires, lieu, traiteur, DJ, intervenants, et tout autre élément nécessaire à la réalisation de l’évènement. Cependant, Agence Dorée n’est pas une agence de recherche de fonds. Par conséquent, vous devez prendre en charge la recherche de  financement ou de sponsorisation.

Notre engagement premier est de se placer en tant de coordonnateur et exécutant de votre évènement, une fois celui-ci validé ou ayant fait l’objet d’une étude de projet au préalable par vos soins.

Créativité et innovation

Agence Dorée met toujours en avant son côté créatif et innovant en proposant ainsi toujours des prestations uniques et personnalisés. Cela se fait en fonction de la personnalité, des attentes du client et du type d’évènement prévu. Vous n’aurez donc plus à vous soucier du travail pénible et laborieux qu’exige la recherche de prestataire et l’organisation d’un évènement puisque Agence Dorée s’en charge pour vous. Nous validons ensembles chaque étape de l’organisation ce qui vous permet d’être à la fois impliqué et d’être au courant du déroulement préparatif de votre évènement.

Une fois les étapes essentielles, le lieu, le traiteur, l’ambiance, les activités, les intervenants étant validés, notre event planner vous fera suivre un déroulé d’évènement permettant de suivre et de pouvoir agencer le déroulement prévu pour le Jour J.

Agence Dorée vous propose également des options supplémentaires tels que la prise en charge de votre recherche d’hébergement, de déplacement ou de conciergerie si nécessaire. Pour plus de détails, merci de nous le faire savoir lors de votre demande de devis.

Quel cout prévoir?

Il faut compter un forfait journalier ou horaire pour les rendez-vous clients "pre-event".  Ainsi, un rendez-vous préliminaire est fixé avec le client lors de la prise de contact. Les honoraires à payer par le client en contre partie de la prestation choisie, sont basés sur le temps consacré à l’organisation, sur la complexité de l’activité ou des attentes du clients, ainsi que sur le niveau de responsabilité transféré en matière de gestion du risque de réussite de l’événement. Pour les services qui se déroulent en dehors de la ville de Kinshasa ou à l’extérieur de la République Démocratique du Congo, le client prendra en charge les frais de voyage, de logement et les frais de séjour (subsistance) des agents affectés à la mission.

Durée et conditions générales d’engagement

Notre métier d’organisateur d’événements en tant qu’agence événementielle nous permet d’assurer les missions suivantes :

  • Consulting en évènementiel avec une étude de marché et devis des couts de l’événement
  • Hospitalité et gestion protocolaire d’un événement par nos hôtesses et hôtes serviables, dynamiques et souriants.
  • Prise en charge du repas grâce à notre traiteur aux spécialités congolaises et européennes. Chaque menu est adapté selon les gouts et besoins du client.
  • Gestion complète de votre événement allant de la conceptualisation à la réalisation de l’évènement
  • Location espace de fête, conférence, after work ou team building. Nous organisons nos événements au sein de notre restaurant "LA PINA". Il est situé en plein centre-ville de Kinshasa.
  • Location de matériels de fête et décoratif pour vos réceptions

La validité du contrat de prestation ainsi que du devis est de 30 jours. Au de-là, un réajustement du tarif est possible en fonction des changements et des paramètres différant entre temps.

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